Wie du als Selbstständige mit agilem Projektmanagement erfolgreicher wirst

Als Selbstständige kann es schwierig sein, Projekte erfolgreich zu beenden. Agiles Projektmanagement kann helfen, die Effizienz zu steigern und den Projekterfolg zu verbessern. In diesem Blog werden wir konkrete Tipps und Tricks erläutern, wie Sie agile Methoden nutzen können, um Ihre Projekte als Selbstständiger erfolgreich abzuschließen.

1. Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine flexible und interaktive Methode zur Planung und Führung von Projekten. Es passt sich kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an und legt den Fokus auf die Zusammenarbeit mit dem Kunden sowie auf regelmäßiges Feedback. 

Als Selbstständige profitierst du von der Agilität, indem du schnell auf Marktveränderungen reagieren und deine Dienstleistungen oder Produkte iterativ verbessern kannst. Kurze Planungszyklen und die Priorisierung von Aufgaben helfen dir, effizient zu arbeiten und den Überblick über deine Projekte zu behalten.

2. Warum ist agiles Projektmanagement als Selbstständiger sinnvoll?

Als Selbstständiger ist es wichtig, dass die Projekte, die man bearbeitet, erfolgreich abgeschlossen werden. Mit agilen Projektmanagement-Methoden bekommst du mehr Kontrolle über deine Projekte und kannst deine Projekte effizienter und erfolgreicher abschließen. 

Agiles Projektmanagement ermöglicht dir, kurzfristige Ziele zu verfolgen und Zwischenergebnisse zu erzielen. Du kannst Aufgaben schnell abarbeiten, flexibel auf Änderungen reagieren und das Projekt nach Bedarf anpassen. Dies ermöglicht dir, auf neue Herausforderungen schneller und effizienter zu reagieren. Außerdem hast du eine bessere Kontrolle über deine Projekte und kannst deine Arbeit besser planen, organisieren und verfolgen. Durch die agilen Methoden kannst du deine Projekte effizienter und erfolgreicher beenden.

3. Wie kann ich als Selbstständiger agile Prozesse in meine Projekte integrieren?

Als Selbstständiger kann es schwierig sein, die Kontrolle über deine Projekte zu behalten. Agiles Projektmanagement kann dir helfen, diese Herausforderung zu meistern. Mit agilen Prozessen kannst du deine Projekte effizienter und erfolgreicher gestalten. Dazu gehören Dinge wie schnellere Iterationen, Kostenreduktionen und eine kürzere Dauer der Projekte. 

Agile Prozesse ermöglichen es dir, kontinuierlich Feedback zu erhalten und deine Projekte anhand dieses Feedbacks zu optimieren. Diese Rückmeldungen können z. B. von Beta-Testern oder Kundinnen stammen.

Mit agilen Prozessen kannst du deine Projekte anpassen und optimieren, während du gleichzeitig die Kosten reduzierst. Um agile Prozesse in deine Projekte zu integrieren, musst du zunächst ein Verständnis dafür entwickeln, wie sie funktionieren. Um deine Prozesse zu optimieren, musst du deine Ziele klar definieren, z. B. mit SMARTER oder OKR, und ein Projektmanagement-Tool verwenden, um deine Fortschritte zu verfolgen. So nutze ich mit meinen KundInnen gerne Trello, Asana oder klassische Whiteboards, um Projekte zu planen und den Fortschritt zu überprüfen.

Auch das Einholen von Feedback und die Kommunikation mit deinen Kunden sind wichtig, um die Effizienz deiner Prozesse zu maximieren. Wenn du einmal den Prozess des agilen Projektmanagements verstanden hast, kannst du ihn leicht in deine Projekte integrieren. Mit agilen Prozessen kannst du deine Projekte schneller abschließen, Kosten einsparen und ein besseres Ergebnis erzielen. Mithilfe dieser Strategie kannst du als Selbstständiger deine Projekte erfolgreicher beenden.

 

4. Die besten agilen Methoden und Frameworks für Selbstständige

1. Scrum 

Scrum ist eine der am häufigsten verwendeten agilen Methoden und wird vor allem beim Software-Entwicklungsprozess eingesetzt. Es ist jedoch nicht auf diesen Bereich beschränkt und kann auch in anderen Branchen angewandt werden. Scrum basiert auf dem Prinzip des „sich stets verbessernden“, da es sowohl den Team-Mitgliedern als auch dem Management erlaubt, die Ziele und Strategien im Laufe des Projekts anzupassen. 

Scrum, ein Rahmenwerk für agile Projektmanagementmethoden, ist vorwiegend in der Softwareentwicklung bekannt, wird aber auch in anderen Branchen eingesetzt. Für Soloselbstständige kann die Anwendung von Scrum-Prinzipien und -Techniken helfen, Projekte effizienter und zielgerichteter zu steuern.

So kannst du Scrum in deine Arbeit implementieren:

• Sprints: Arbeit wird in festgelegten Zeitabschnitten (normalerweise ein bis vier Wochen) geplant und durchgeführt. Soloselbstständige könnten Sprints nutzen, um fokussiert an einem Projekt zu arbeiten und Fortschritte regelmäßig zu bewerten.

   

• Backlog: Eine priorisierte Liste von anstehenden Aufgaben (Product Backlog) hilft dabei, den Überblick über Projekte und Aufgaben zu behalten.

   

• Daily Scrums: Eigentlich ist dies ein tägliches Stand-up-Meeting für SCRUM-Teams, doch kann eine tägliche Selbstreflexion dazu dienen, Fortschritte zu überprüfen und den Plan für den Tag festzulegen.

   

• Reviews und Retrospektiven: Nach jedem Sprint bzw. jede Woche sollte eine Bewertung des Erreichten stattfinden sowie eine Retrospektive, um den eigenen Arbeitsprozess zu überdenken und zu verbessern.

   

2. Kanban 

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, die ursprünglich aus der Lean Manufacturing-Bewegung stammt und sich hervorragend für Soloselbstständige eignet. Sie hilft dabei, Arbeitsprozesse zu visualisieren, den Arbeitsfluss zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Ein Selbstständiger kann ein Kanban-Board, auch virtuell mit Trello, Asana oder Co. oder analog mit einem Planer oder Whiteboard nutzen, um seine Projekte und Aufgaben zu organisieren. Das Board wird in verschiedene Spalten unterteilt, die jeweils einen Schritt im Arbeitsprozess darstellen, typischerweise “Zu tun”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Aufgaben werden als Karten dargestellt, die durch die Spalten verschoben werden, je nachdem, in welcher Phase sich die Aufgabe befindet.

Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses auf einem Kanban-Board kann der Selbstständige Engpässe und Überlastungen schnell erkennen und seine Arbeit entsprechend anpassen. Prioritäten lassen sich leicht setzen und umstrukturieren, was zu einer besseren Fokussierung und letztlich zur Steigerung der Effizienz führt.

Zudem fördert Kanban die Flexibilität, da es einfacher wird, auf Änderungen oder unerwartete Ereignisse zu reagieren. Die Methode unterstützt das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung, da sie dich dazu anregt, regelmäßig den eigenen Arbeitsprozess zu reflektieren und zu optimieren.

 

3. Agile PDCA (Plan-Do-Check-Act) 

Agile PDCA ist eine Methode, die nicht direkt Teil von agilem Projektmanagement ist, aber trotzdem häufig mit dieser Methode verwendet wird. PDCA stammt ursprünglich aus der Qualitätssteuerung und beschreibt einen iterativen Vorgang, in dem Ziele festgelegt werden, Maßnahmen durchgeführt werden, um die Ziele zu erreichen, und schließlich überprüft wird, ob die Ziele tatsächlich erreicht wurden oder ob es notwendig ist, die Maßnahmen zu ändern oder zu ergänzen. 

Wie du als Selbstständige PDCA nutzen kannst:

Wenn du als Selbstständige agiles PDCA (Plan-Do-Check-Act) für dein Business nutzen möchtest, beginne damit, dein Ziel oder ein konkretes Problem zu definieren. Überlege genau, was du erreichen willst oder was verbessert werden muss. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein anzufangen und sich auf einen Bereich zu konzentrieren.

• Plan: Zunächst legst du deine Strategie fest. Was ist dein Ziel? Welche Ressourcen stehen dir zur Verfügung? Welche Schritte sind notwendig, um dein Ziel zu erreichen? Mach einen detaillierten Plan, aber sei bereit, diesen anzupassen, wenn sich die Umstände ändern.
• Do: Setze deinen Plan in die Tat um. Beginne mit kleinen Schritten, um dein großes Ziel zu erreichen. Bleib dabei flexibel und offen für Veränderungen.
• Check: Überprüfe regelmäßig den Fortschritt. Funktioniert deine Strategie? Erreichst du deine Zwischenziele? Sammle Daten und Feedback, das dir hilft zu verstehen, was gut läuft und was nicht.
• Act: Auf Basis deiner Überprüfung nimmst du Anpassungen vor. Finde heraus, was verbessert werden kann, und implementiere diese Änderungen in deinem nächsten Zyklus. So entwickelst du einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Vorsicht! PDCA ist ein Zyklus: Nach dem “Act” beginnst du wieder mit “Plan” und durchläufst die Schritte erneut. So bleibst du agil und kannst dich stetig weiterentwickeln. Es geht darum, zu lernen und zu wachsen, während du dein Business voranbringst. 

 

4. Lean Startup und das Minimum Viable Product

Lean Start-up ist eine Methode des amerikanischen Investors Steve Blank, die dir als Soloselbständige dabei helfen kann, dein Geschäft effizient und kundenorientiert aufzubauen. Hier sind ein paar Schritte, wie du Lean Start-up konkret anwenden kannst:

Finde heraus, was deine Kunden wirklich wollen: Starte mit einer Hypothese darüber, welches Problem du für deine Kunden lösen kannst. Entwickle ein Minimum Viable Product (MVP), also eine einfache, aber funktionierende Version deines Angebots (Beta-Produkt, Testprodukt oder Prototyp), um Feedback zu sammeln:

Baue – Messe – Lerne: Bringe dein MVP schnell auf den Markt und beobachte, wie deine Zielgruppe darauf reagiert. Sammle Daten und lerne aus dem Verhalten und dem Feedback deiner Kunden.

Iteriere oder Pivote: Nutze das gesammelte Feedback, um dein Angebot zu verbessern. Wenn du feststellst, dass deine ursprüngliche Idee nicht den gewünschten Erfolg bringt, sei bereit, deine Strategie anzupassen (Pivot). Das kann bedeuten, sich auf einen anderen Markt zu konzentrieren oder das Produkt grundlegend zu verändern.

Kosteneffizienz: Verschwende keine Zeit oder Ressourcen für die Entwicklung von Funktionen oder Services, bevor du nicht sicher bist, dass diese auch wirklich gefragt sind. Halte deine Fixkosten so niedrig wie möglich und arbeite agil.

Skalierung erst nach Validierung: Skaliere dein Geschäft nur dann, wenn du ein wiederholbares und skalierbares Geschäftsmodell gefunden hast, das bestätigt, dass es einen Markt für dein Angebot gibt.

Indem du diesen Lean-Start-up-Ansatz verfolgst, kannst du Risiken minimieren, schneller lernen und deine Ressourcen effektiver einsetzen. So kannst du als Selbstständige flexibel bleiben und dein Business Schritt für Schritt zum Erfolg führen.

5. SPRINT

Als Soloselbstständige kannst du diese Methode super nutzen, um deine Projekte und Geschäftsideen, hauptsächlich im Team, schnell und effizient voranzubringen. Die SPRINT-Methode ist eine Vorgehensweise, die aus dem gleichnamigen Buch “Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days” von Jake Knapp stammt, der bei Google Ventures gearbeitet hat. Diese Methode zielt darauf ab, innerhalb von nur fünf Tagen neue Ideen zu entwickeln, Prototypen zu erstellen und diese zu testen, um schnelle Erkenntnisse über deren Machbarkeit und Potenzial zu gewinnen.

Wie sieht die ideale SPRINT-Woche aus?

• Montag – Verstehen: Der erste Tag dient dazu, das Problemfeld zu verstehen und das Ziel des Sprints festzulegen. Hierbei werden Informationen gesammelt, Experten befragt und das Ende des Sprints definiert.
• Dienstag – Skizzieren: Am zweiten Tag werden Lösungsansätze in Form von Skizzen entwickelt. Jeder im Team arbeitet individuell an Lösungsskizzen, die später gemeinsam diskutiert werden.
• Mittwoch – Entscheiden: Die gesammelten Ideen werden bewertet und es wird eine Strategie für den Prototypen festgelegt. Das Team entscheidet sich für die vielversprechendsten Ansätze.
• Donnerstag – Prototyp: Der vierte Tag ist dem schnellen Erstellen eines realitätsnahen Prototyps gewidmet. Dieser Prototyp sollte gut genug sein, um Nutzern das Gefühl eines realen Produkts zu vermitteln, aber gleichzeitig schnell und kostengünstig herstellbar sein.
• Freitag – Testen: Am letzten Tag werden die Prototypen echten Nutzern vorgestellt und ihr Feedback eingeholt. Die Reaktionen und Erkenntnisse aus diesen Tests liefern wertvolle Daten, um zu entscheiden, ob und wie die Idee weiterverfolgt werden sollte.

Die SPRINT-Methode ist besonders für Start-ups, Produktentwickler und Unternehmen geeignet, die in kurzer Zeit lernen möchten, ob ihre Ideen auf dem Markt Bestand haben könnten. Sie fördert schnelles Denken, kollaboratives Arbeiten und effektive Entscheidungsfindung.

 

5. Fazit

Es ist wichtig, als Selbstständiger ein agiles Projektmanagement anzuwenden, um Projekte in einer sich schnell ändernden Welt erfolgreich abzuschließen. 

Es gibt viele verschiedene Methoden, die du anwenden kannst, aber einige grundlegende Elemente solltest du befolgen. Zu diesen gehören das Setzen klarer Ziele, das Einhalten eines Zeitplans und die Kommunikation mit allen Beteiligten. Mit einer klaren Struktur, kontinuierlicher Überprüfung und konstruktiver Rückmeldung kannst du sicherstellen, dass deine Projekte erfolgreich zum Abschluss gebracht werden. 

Indem du ein agiles Projektmanagement anwendest, kannst du deine Projekte effizienter abwickeln und ein Maximum an Ergebnissen erzielen. Wenn du dein Projektmanagement professionell organisierst und die oben genannten Elemente befolgst, kannst du sicher sein, dass du deine Projekte erfolgreich abschließen wirst.

 

Literaturtipps

 

• Kanban: Kanban – mehr als Zettel: Wie die Methode Ihnen zu echtem Mehrwert verhilft ; Florian Eisenberg
• SCRUM: Scrum für Dummies ;Mark C. Layton
• Lean Startup: Lean Startup: Schnell, risikolos und erfolgreich Unternehmen gründen Taschenbuch; Eric Ries
• SPRINT: Sprint: Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst; Jake Knapp, John Zeratsky, Braden Kowitz
• Agiles Projektmanagement: Agiles Projektmanagement: Scrum, Use Cases, Task Boards & Co.; Jörg Preußig

 

*Diese Links sind Affiliatelinks: Du zahlst den normalen Preis und ich bekomme eine kleine Provision, wenn du über Amazon bestellst. Sämtliche Bücher bekommst du aber auch im lokalen Buchhandel und über Online-Buchhändler.